Το μέλλον των εκδηλώσεων είναι εικονικό

Φέτος μαθαίνουμε ότι οι εκδηλώσεις μπορούν να είναι εξίσου ιδιαίτερες όταν είναι σε ζωντανή μετάδοση. Η μάθηση μπορεί να συμβεί από το σαλόνι μας με φορητό υπολογιστή με ορισμένα εργαλεία και οι εκδηλώσεις που έπρεπε να περιλαμβάνουν ζωντανές συνδέσεις και απομακρυσμένους ομιλητές μετατρέπονται σε απίστευτα online γεγονότα.

Αυτός ο οδηγός θα εξετάσει τους διαφορετικούς τύπους εικονικών εκδηλώσεων, τον τρόπο με τον οποίο θα είστε ο εικονικός οικοδεσπότης με τις περισσότερες οπτικοακουστικές απαιτήσεις και εργαλεία, προϋπολογισμό και πως να προωθήσετε την εικονική σας εκδήλωση. Επίσης, δημιουργήσαμε μια λίστα, ώστε να μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι η διαδικτυακή σας εκδήλωση θα είναι επιτυχής.

Πίνακας Περιεχομένων

Τύποι Εικονικών Εκδηλώσεων

Οι εικονικές εκδηλώσεις είναι μια κατηγορία που εκτείνεται σε εκδηλώσεις όπως εικονικά συνέδρια, εκδηλώσεις ζωντανής μετάδοσης και προ-ηχογραφημένες εκδηλώσεις ή εκπαιδευτικές ευκαιρίες. Μπορούν να αντικαταστήσουν τις προσωπικές εκδηλώσεις ή να προγραμματιστούν αποκλειστικά για συμμετοχή online.

✅ Πάνελς.
✅ Μικροϊστοσελίδες με ομιλητές ή ηχογραφημένες συνεδρίες.
✅ Εικονικά συνέδρια.
✅ Σύνοδοι ή συνέδρια συγκεκριμένων βιομηχανιών.
✅ Συνεδρίες για εξάσκηση.
✅ Ευκαιρίες καριέρας ή δικτύωσης.

Εικονικά Συνέδρια

Τα εικονικά συνέδρια είναι ένας τρόπος για να εκπαιδεύσετε το κοινό σας, να δημιουργήσετε νέα leads και να μετατρέψετε leads σε πελάτες. Μπορείτε να παρέχετε ενημερωτικό περιεχόμενο παράλληλα με ενημερώσεις και ανακοινώσεις προϊόντων ή υπηρεσιών, καθώς είστε αυτοί που διοργανώνουν την εκδήλωση.

Αυτού του είδους οι εικονικές εκδηλώσεις προσφέρουν πολλές ευκαιρίες συνεργασιών όπως πιθανότητες για συνεργασία με ηγέτες στον χώρο του αντικειμένου της εκδήλωσης και άλλους βασικούς ομιλητές. Δεδομένου ότι τα συνέδρια είναι εκδηλώσεις συγκεκριμένου κλάδου, δίνουν επίσης στους ιδιώτες την δυνατότητα να δικτυωθούν και να συναντηθούν με άλλους στο πεδίο τους, η οποία μπορεί εύκολα να προσφερθεί σε εικονική μορφή.

Εκδηλώσεις σε Ζωντανή Μετάδοση VS Προ-ηχογραφημένων Εκδηλώσεων

Οι εικονικές εκδηλώσεις μπορούν να προσφερθούν ως ζωντανές εκδηλώσεις που είτε εγγράφονται είτε είναι διαθέσιμα μόνο κατά τη διάρκεια της ζωντανής προβολής ή ως προ-ηχογραφημένες εκδηλώσεις διαθέσιμες μέσω μιας πλατφόρμας η οποία θα απαιτεί σύνδεση ή πληρωμή για πρόσβαση. Προσφέρουν αποκλειστικότητα ή εμπιστευτικότητα για πράγματα όπως μια εκδήλωση κυκλοφορίας ενός άλμπουμ, μια συναυλία ή κάτι που δεν θα θέλατε να δείτε έξω από το παράθυρο της ζωντανής προβολής. Τα προ-ηχογραφημένα events, διαθέσιμα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, προσφέρουν ευελιξία και είναι καλύτερα για πολυάσχολο κοινό που μπορεί να θέλει να το παρακολουθήσει με τον δικό του ρυθμό και χρόνο.

Εικονικές εκδηλώσεις σε ζωντανή μετάδοση

Οι εικονικές εκδηλώσεις σε ζωντανή μετάδοση περιλαμβάνουν ζωντανά πάνελς, ζωντανές κρίσιμες αναφορές και άλλα γεγονότα όπως παραστάσεις. Όταν σχεδιάζετε μια ζωντανή online εκδήλωση, είναι σημαντικό να αναδημιουργείτε ζωντανές εμπειρίες όπως ανάμειξη και δικτύωση, συναντήσεις και χαιρετισμούς στον διαδικτυακό χώρο. Δοκιμάστε τον εξοπλισμό σας και βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν πρόσβαση στο πρόγραμμα και τις ευκαιρίες δικτύωσης πριν από τη ζωντανή μετάδοση. Ενσωματώστε τα social media στην στρατηγική σας και έχετε πάντα ένα σχέδιο Β στο πίσω μέρος του μυαλού σας. 

Πριν τη φιλοξενία μιας ζωντανής εκδήλωσης online, λάβετε υπόψη:

✅ Που θα φιλοξενήσω την online εκδήλωσή μου;

✅ Θα είναι διαθέσιμη αφού τελειώσει η ζωντανή εκδήλωση;

✅ Πότε και πως μπορούμε να δοκιμάσουμε την πλατφόρμα μετάδοσης;

✅ Πως θα δικτυωθούν και θα συνεργαστούν οι συμμετέχοντές μου;

Προ-ηχογραφημένες Εικονικές εκδηλώσεις

Ανάλογα με τους πόρους και το κοινό σας, μια ζωντανή εκδήλωση ενδέχεται να μην είναι εφικτή ή να μην είναι προσαρμοσμένη στον κλάδο σας. Περιλαμβάνουν βασικές ομιλίες, σεμινάρια και διαδραστικό και ελκυστικό περιεχόμενο που μπορεί να καταναλωθεί από τους παρευρισκόμενους όποτε εκείνοι θέλουν. Μπορείτε ακόμη και να προσφέρετε προ-ηχογραφημένο περιεχόμενο και να συμπεριλάβετε συνομιλίες χωρίς διακοπές στο Slack ή σε άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες, ώστε οι θεατές να μπορούν να συνεργάζονται και να δικτυώνονται σε μια στιγμή που βολεύει εκείνους.

 

Αυτές οι διαδικτυακές εκδηλώσεις είναι ανοιχτές για όλους, ανεξάρτητα από τη ζώνη ώρας ή τη φυσική τους τοποθεσία.

Ζωντανή Μετάδοση VS Τηλεδιάσκεψη

Τώρα που ξέρουμε περισσότερα σχετικά με τις εκδηλώσεις που μεταδίδονται ζωντανά και την διαφορά μεταξύ ζωντανών εκδηλώσεων και προ καταγεγραμμένου περιεχόμενου, ας εξερευνήσουμε την διαφορά μεταξύ εικονικών εκδηλώσεων σε ζωντανή μετάδοση εναντίων τηλεδιάσκεψης (video conferencing), το οποίο είναι επίσης ζωντανό περιεχόμενο σε βίντεο.

Η ζωντανή μετάδοση προσφέρει:

✅ Μια διαισθητική εμπειρία για ένα κοινό απεύθυνσης ένας-προς-πολλούς

Βελτιωμένα οπτικά στοιχεία.

✅ Καλύτερη αποθήκευση, κοινή χρήση, διαχείριση κοινού και αρχείων.

✅ Περισσότερη σταθερότητα και επεκτασιμότητα για μεγαλύτερα κοινά.

Η τηλεδιάσκεψη προσφέρει:

✅ Είναι βελτιστοποιημένη για μεμονωμένη, ή ένας προς μερικούς, αλληλεπίδραση μέσω βίντεο.

✅ Όχι και τόσο εύκολη πρόσβαση και ασφάλεια για τους θεατές.

✅ Έχει περιορισμένο οπτικοακουστικό (A/V) περιεχόμενο.

✅ Δεν περιλαμβάνει μακροχρόνια αποθήκευση ή κοινή χρήση.

Φιλοξενία Εικονικών Εκδηλώσεων

Ως διοργανωτής μιας εικονικής εκδήλωσης, είναι δική σας δουλειά να βεβαιωθείτε ότι όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, να συνεργάζονται και να δικτυώνονται και να συμμετέχουν σε όλα όσα η εκδήλωσή σας έχει να προσφέρει.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη φιλοξενία εικονικών εκδηλώσεων, τόσο ζωντανών όσο και προ-ηχογραφημένων.

  • Βεβαιωθείτε πως έχετε επαρκή σύνδεση wifi.
  • Σκεφτείτε πώς θα υποβάλετε ερωτήσεις, είτε ζωντανά είτε ασύγχρονα.
  • Σκεφτείτε πού θα φιλοξενηθεί η εκδήλωσή σας, πώς οι χρήστες θα αποκτούν πρόσβαση στο περιεχόμενό σας και αν θα χρεώνετε για εγγραφή και αν θα απαιτείται προεγγραφή.

Οπτικοακουστικές Απαιτήσεις & Εξοπλισμός Εικονικής Εκδήλωσης

Οι εικονικές εκδηλώσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν σε πολλαπλές τοποθεσίες, σε επαγγελματική σκηνή ή σκηνή ήχου, ή από τα σπίτια των παρουσιαστών σε όλο τον κόσμο.

Οι πιο σημαντικοί παράγοντες κατά την καταγραφή των οπτικοακουστικών (A/V) απαιτήσεων για μια εικονική εκδήλωση είναι η ποιότητα του ήχου και η ποιότητα του βίντεο.

Βεβαιωθείτε ότι οι παρουσιαστές και οι ομιλητές σας:

  • διαθέτουν καλή σύνδεση wifi,
  • web κάμερα υψηλής ποιότητας και
  • προγραμματίστε ένα εναλλακτικό σχέδιο σε περίπτωση που οποιαδήποτε τεχνολογία αποτύχει ανά πάσα στιγμή.

Κατά τη ζωντανή μετάδοση από το σπίτι, ορίστε κάποιος εξοπλισμός που ίσως θα θέλατε να πάρετε υπόψη.

Αναλόγως το μέγεθος του κοινού σας και τους πόρους σας ο εξοπλισμός μπορεί να διαφέρει, από απλή webcam, ένα λάπτοπ και ένα φως δαχτυλίδι των 50€ ως μια πλήρη εγκατάσταση τριπλών οθονών με ασύρματο τηλεχειριστήριο και άλλα επαγγελματικά αξεσουάρ.

Δεν έχει σημασία τι, με τον σωστό προγραμματισμό και ρύθμιση, η ζωντανή σας μετάδοση μπορεί να είναι επιτυχής.

Εξοπλισμός για ζωντανή μετάδοση εκδηλώσεων από το σπίτι:

Για όσους είναι νέοι στην ζωντανή μετάδοση εικονικών εκδηλώσεων, δείτε το μάθημα 5 ενοτήτων του Vimeo, Live Streaming 101: Capturing Audio and Visual. Θα μάθετε ποιο εξοπλισμό θα χρειαστείτε, πώς να ρυθμίσετε τον ήχο και τον φωτισμό σας και πώς να τραβήξετε την καλύτερη μετάδοση για τους θεατές σας.

Προγραμματισμός του Προϋπολογισμού της Εικονικής Εκδήλωσης

Όταν σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό για τη μετάδοση της εκδήλωσής σας ζωντανά ή την προ-ηχογραφημένη εικονική τηλεδιάσκεψη, θα πρέπει να προγραμματίσετε να υποστηρίξετε τους θεατές σας καθ ‘όλη τη διάρκεια της εμπειρίας τους για να διασφαλίσετε ότι όλοι θα μπορούν να συνδεθούν και να δουν την μετάδοση. Αυτός ο προϋπολογισμός επεκτείνεται σε τομείς όπως εφεδρικό wifi, η πληρωμή για τη διεξαγωγή δοκιμών και πολλά άλλα.

ΥΛΙΚΟ

Ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν κωδικοποιητή για τη μετάδοση της εκδήλωσής σας, διαφορετικά η πλατφόρμα ζωντανής μετάδοσης ενδέχεται να διαθέτει έναν, ενσωματωμένο. Θα χρειαστείτε μια κάμερα ή έναν υπολογιστή με μια κάμερα και μπορεί να χρειαστείτε ένα κιτ φωτισμού ή ένα φως δαχτυλίδι.

ΦΩΤΙΣΜΟΣ

Από αντικείμενα για αρχάριους όπως ένα φως δαχτυλίδι, φυσικό φως ή ένας απλός ανακλαστήρας φωτός έως προηγμένα αντικείμενα όπως το Aputure 300d II με διαχύτη μίνι θόλου.

ΗΧΟΣ

Ξεκινώντας, δοκιμάστε το μικρόφωνο Yeti Nano USB και αργότερα αναβαθμίστε στο Shure SM7B.

ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ

Οι πιο πολλές πιθανότητες είναι ότι έχετε ήδη μια πλατφόρμα ζωντανής μετάδοσης στο τηλέφωνό σας. Οι δωρεάν πλατφόρμες ζωντανής μετάδοσης όπως το Facebook Live έχουν προχωρήσει αρκετά, αλλά αν ψάχνετε για αυξημένη αξιοπιστία και αυξημένη προσέγγιση χρηστών, πιθανότατα θα θέλετε να κάνετε αναβάθμιση σε μια υπηρεσία μετάδοσης, επαγγελματικής ποιότητας, για την εικονική σας εκδήλωση.

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες ζωντανής μετάδοσης όπως το Vimeo σας δίνουν τη δυνατότητα να κάνετε ταυτόχρονη μετάδοση της ζωντανής ροής σας σε πολλαπλές κοινωνικές πλατφόρμες, να προσθέτετε γυαλιστερά γραφικά, να δημιουργείτε μια εφεδρική ροή μετάδοσης, να ενσωματώνετε βίντεο στον ιστότοπό σας και πολλά άλλα.

ΚΑΜΕΡΕΣ

Οι αρχάριοι μπορούν για αρχή με μια κάμερα τηλεφώνου, αλλά τα γεγονότα μεγαλύτερης κλίμακας θα απαιτήσουν μια πιο ισχυρή κάμερα όπως την Sony PXW-Z90.

ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΤΗΣ

Για εκδηλώσεις σε ζωντανή μετάδοση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο κωδικοποιητή στις πλατφόρμες όπως το Facebook Live ή να χρησιμοποιήσετε έναν ξεχωριστό κωδικοποιητή όπως το Livestream Studio HD550. Οι κωδικοποιητές μετατρέπουν την ζωντανή μετάδοση βίντεο σε ροή που μπορούν να παρακολουθούν οι χρήστες σε τηλέφωνα ή φορητούς υπολογιστές.

Αν θέλετε να ξεκινήσετε να μεταδίδετε μόνοι και όσο πιο επαγγελματικά γίνεται μέσω social media όπως το LinkedIn Live, Facebook Live, YouTube Live ή Twitter, τότε ρίχτε μια ματιά στην Επαγγελματική Ζωντανή Μετάδοση μέσω Vimeo.

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

Υποστήριξη μπορεί να παρέχει κάποιος από την δική σας ομάδα ή ένας σύμβουλος του κλάδου για να βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωσή σας θα λειτουργεί ομαλά. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της εκδήλωσής σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα ειδικό άτομο για να απαντάτε σε ερωτήσεις και ανησυχίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εικονική εκδήλωση.

Όταν επιλέγετε την υπηρεσία μετάδοσης της ροής σας, λάβετε υπόψη:

✅ Ποιότητα ροής μετάδοσης.
✅ Ιδιωτικότητα.
✅ Αλληλεπίδραση με το κοινό σας.
✅ Προσαρμογή και branding.
✅ Analytics
✅ Διανομή

✅ Προσβασιμότητα (υπότιτλοι ζωντανά και on-demand).
✅ Διαχείριση περιεχομένου και δυνατότητα παρακολούθησης ζωντανών εκδηλώσεων μετά την εγγραφή.

Βέλτιστες Πρακτικές Εικονικής Εκδήλωσης

Κατά την διοργάνωση μιας εικονικής εκδήλωσης, υπάρχουν ειδικοί παράγοντες για να βεβαιωθείτε ότι οι επισκέπτες σας μπορούν να αξιοποιήσουν στο έπακρο από αυτό που προσφέρετε. Να θυμάστε ότι οι παρευρισκόμενοι αφιερώνουν χρόνο από την πολυάσχολη ζωή τους και θέτουν τη δουλειά τους σε αναμονή για να συντονιστούν στο περιεχόμενό σας. Θέλουν να αλληλεπιδράσουν, να συνδεθούν και να μάθουν.

  • Δημιουργήστε ευκαιρίες αλληλεπίδρασης κατά τη διάρκεια των συνεδριών.
  • Χρησιμοποιήστε ζωντανές δημοσκοπήσεις και κουίζ για να αλληλεπιδράσετε με το κοινό.
  • Για εικονικές εκδηλώσεις ζωντανής μετάδοσης, προσφέρετε ζωντανές συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων (Q&A).
  • Προσφέρετε δωμάτια διαλείμματος και ευκαιρίες δικτύωσης, και τα δύο διαθέσιμα με λογισμικό τηλεδιάσκεψης.
  • Συμπεριλάβετε ένα μέρος για τους επισκέπτες της εκδήλωσης που θα συνομιλούν online πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση.

Προωθώντας την Εικονική σας Εκδήλωση

Κατά την προώθηση της εικονικής εκδήλωσης ή της τηλεδιάσκεψής σας, φροντίστε να δώσετε στο κοινό σας μια σαφή εικόνα του τι να περιμένουν. Ο χρόνος και τα χρήματα των θεατών σας είναι πολύτιμα, οπότε θα θέλουν να μάθουν ό, τι μπορούν να περιμένουν από την εγγραφή τους.

Ορίστε προσδοκίες για το τι θα βιώσουν οι συμμετέχοντες.

Βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές εάν το περιεχόμενό σας είναι ζωντανό ή προ-ηχογραφημένο, για πόσο καιρό θα έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, εάν θα είναι σε θέση να υποβάλουν ερωτήσεις, εάν υπάρχουν συνεδρίες διαλείμματος ή ευκαιρίες δικτύωσης και εάν θα έχουν πρόσβαση σε οποιαδήποτε αποκλειστικό περιεχόμενο ή υλικό.

Δώστε την ικανότητα και ενθαρρύνετε τους ομιλητές και τους υπαλλήλους σας να προωθήσουν την εκδήλωσή σας.

Παρέχετε branded πρότυπα κοινωνικής δικτύωσης και ανταλλαγής μηνυμάτων για την εκδήλωσή σας ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο εύκολο για άλλους να τα μοιράζονται και να τα προωθούν.

Συνδιοργανώστε με άλλα brands την εκδήλωσή σας, προσφέρετε συνεργασίες και προμηθευτές και συνεργαστείτε με influencers στον κλάδο σας.

Προσεγγίστε συναδέλφους οργανισμούς του κλάδου σας και συνεργαστείτε για να προσεγγίσετε το κοινό τους. Ορίστε την προσδοκία εκ των προτέρων εάν οι εγγεγραμένοι μπορούν να  ακούσουν και από τα δύο brands.

Χρησιμοποιήστε τα social media για να προωθήσετε την εκδήλωσή σας και να διευκολύνετε τη δικτύωση μεταξύ των παρευρισκομένων.

Η χρήση ενός hashtag για την εκδήλωσή σας, διευκολύνει τους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν στη συνομιλία και να βρουν άλλους. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε μια ομάδα στο Slack ή μια ομάδα στο Facebook για τους συμμετέχοντες σε εκδηλώσεις και να ξεκινήσετε συζητήσεις μικρότερων ομάδων.

Λίστα Ελέγχου Εικονικής Εκδήλωσης

Πράγματα που θα πρέπει να πάρετε υπόψη πριν ξεκινήσετε την εκδήλωση.

  • Αποφασίστε εάν η εκδήλωσή σας θα είναι ζωντανή ή προ-ηχογραφημένη.
  • Συγκεντρώστε ομιλητές και περιεχόμενο, συμπεριλαμβανομένων των συνεργατών μάρκετινγκ.
  • Προγραμματίστε την ατζέντα σας.
  • Καθορίστε τον προϋπολογισμό σας, συμπεριλαμβανομένου του  υλικού, λογισμικού και της υποστήριξης.
  • Επιλέξτε τον εξοπλισμό, τα εργαλεία και την ομάδα προγραμματισμού εκδηλώσεων.
  • Επίσης, τονίζουμε αρκετά να εξασκηθείτε και μετά να ασκηθείτε ακόμα περισσότερο! Και φτιάξτε το εναλλακτικό σχέδιό σας.

Πράγματα που θα πρέπει να πάρετε υπόψη κατά την διάρκεια της εκδήλωσης.

  • Προσφέρετε υποστήριξη και αντιμετώπιση προβλημάτων στους συμμετέχοντες.
  • Παρακολουθείτε τα social σας media και αλληλεπιδράτε με τους εκεί online συμμετέχοντες.
  • Μεταδώστε την εκδήλωσής σας χρησιμοποιώντας επαρκή φωτισμό και ποιότητας μετάδοσης.
  • Παρακολουθείτε την ομαλότητα της μετάδοσης για να έχετε το κεφάλι σας ήσυχο.
  • Αλληλεπιδράστε με τους συμμετέχοντες και δημιουργήστε συνεδρίες διαλειμμάτων και ευκαιρίες δικτύωσης.
  • Προσελκύστε τους θεατές μέσω συνομιλίας, δημοσκοπήσεων, ευκαιρίες δικτύωσης και πολλά άλλα.

Πράγματα που θα πρέπει να πάρετε υπόψη μετά την εκδήλωση.

  • Κάντε την εγγραφή σας διαθέσιμη για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή επ 'αόριστον σε όσους έκαναν εγγραφή και πήραν μέρος.
  • Ελέγξτε την απόδοση της ζωντανής μετάδοσής σας.
  • Συνεχίστε την συζήτηση σε Slack, Facebook, Twitter ή άλλους διαδικτυακούς ιστότοπους δικτύωσης.
  • Συγκεντρώστε σχόλια από άτομα που συμμετέχουν συχνά σε online εκδηλώσεις.
  • Ενθαρρύνετε τους ομιλητές και τους υπαλλήλους σας να μοιραστούν την εκδήλωση ακόμα και μετά το τέλος της.

Οι μαρκετίστες προτείνουν να δημιουργείτε συναρπαστικές εμπειρίες στον εικονικό χώρο και να σκέφτεστε την στρατηγική σας από την αρχή του προγραμματισμού της εκδήλωσης. #wemediagr

Σχετικά Άρθρα